새 팀원이 들어오면 알려줘야 할 것이 많습니다.
업무 순서와 확인 항목, 연락할 사람, 사진 기준, 문제가 생겼을 때 처리하는 방법은 회사와 현장마다 다릅니다. 경력이 있는 사람도 새로운 팀에서는 다시 배워야 합니다.
인수인계가 길어지는 이유
업무 방식이 사람에게만 남아 있으면 담당자가 바뀔 때마다 설명이 처음부터 반복됩니다. 단체 대화방이나 큰 매뉴얼에 내용이 있어도 실제 업무와 떨어져 있으면 필요한 순간에 찾기 어렵습니다.
업무 바로 옆에 필요한 내용을 둡니다
새 팀원에게 먼저 필요한 것은 회사의 모든 규칙이 아니라 지금 맡은 일을 처리하는 데 필요한 내용입니다. ILJI에서는 업무 서식으로 주소, 요청 사항, 준비물, 비용, 사진과 메모처럼 일정마다 확인할 항목을 구성할 수 있습니다.
지난 일정이 가장 쉬운 예시가 됩니다
설명만으로 이해하기 어려운 내용도 이전에 처리한 일과 함께 보면 분명해집니다. 언제 진행했고 어떤 요청과 확인 항목이 있었는지, 완료 후 무엇이 남았는지를 지난 일정에서 살펴볼 수 있습니다.
업무 방식이 바뀌어도 이어집니다
업무 서식을 수정하면 이후 그 서식을 사용하는 일정에는 바뀐 구조를 적용할 수 있습니다. 기존 일정은 저장 당시의 서식 구조로 남으므로 과거 업무와 현재 방식을 구분해 확인할 수 있습니다.
사람의 설명은 판단이 필요한 곳에 씁니다
안전과 관련된 내용, 예상하지 못한 문제, 팀의 판단 기준은 사람이 직접 설명해야 합니다. 반복되는 기본 안내를 일정과 서식에서 먼저 확인할 수 있게 하면 인수인계 시간은 실제 질문과 경험을 나누는 데 더 많이 쓸 수 있습니다.
새 팀원이 묻기 전에 확인할 수 있는 내용이 많아질수록, 팀은 같은 설명보다 다음 일을 함께 이야기할 수 있습니다.
