새로 맡은 매물을 직접 살펴보는 방문과 손님에게 매물을 안내하는 방문은 확인할 내용이 다릅니다. 직접 맡은 매물이라면 현재 조건과 현장 상태를 대조하고, 손님과 다녀왔다면 어떤 질문이 남았고 누구에게 확인할지 정리하게 됩니다. 공동중개에서는 매물을 맡은 중개사무소와 손님을 안내한 중개사무소가 다를 수 있습니다.
현장에서 본 내용, 상대 사무소가 전달한 조건, 손님이 궁금해한 내용을 구분해야 다음 안내에서 확인되지 않은 내용을 확정된 조건처럼 말하지 않게 됩니다.
직접 맡은 매물과 공동중개 매물
쓰던 매물 프로그램이 있다면 가격·입주 시기 같은 조건은 그곳에서 관리하고, 이 서식에는 방문 당일 확인한 상태를 작성하는 방법이 있습니다. 공동중개 매물은 전달받은 조건과 현장에서 확인한 내용을 구분해 작성할 수 있습니다. 조건이 서로 다르면 어느 쪽이 현재 조건인지 단정하지 않고 추가 확인이 필요한 항목으로 남겨둡니다. 현장에서 확인한 상태와 전달받은 설명도 구분합니다. 누수 흔적을 본 것과 누수 원인·수리 범위가 확인된 것은 다릅니다. 주차장을 살핀 것만으로 해당 호실의 주차 가능 여부가 확정되는 것도 아닙니다. 선택 항목에 표시한 내용만으로 설명이 부족하면, 실제 확인한 범위와 추가로 물어볼 내용을 비고에 작성하는 편이 정확합니다.
한 매물을 여러 손님에게 안내할 때도 매물에 관한 정보와 손님마다 다른 질문은 따로 다루는 편이 좋습니다. 가격·입주 시기처럼 바뀔 수 있는 조건은 다음 안내 전에 다시 확인하고, 손님별로 회신할 내용은 해당 방문 일정에 작성합니다. 공동중개 매물이라면 상대 사무소에 물어볼 사항이 있는지도 별도로 적을 수 있습니다. 여러 매물을 연이어 안내했다면 어느 매물에 대한 질문인지까지 알아야 합니다. 방문 당시 안내한 조건과 지금 유효한 조건이 달라질 수 있기 때문입니다. 일정에 작성한 내용은 방문 당시 확인한 사항으로 두고, 다른 손님에게 다시 안내할 조건은 그때 다시 확인하는 편이 좋습니다.
기본 서식에서 바로 쓸 수 있는 항목
일지 앱의 ‘상담·계약 → 부동산 매물 현장확인 일지’ 기본 서식에는 매물 유형, 내부 상태, 수압 상태, 확인 항목, 수리 필요 항목, 종합 소견이 준비돼 있습니다. 일정에 고객과 주소를 연결할 수 있고, 선택지로 설명하기 어려운 내용은 비고에 작성할 수 있습니다. ‘확인 항목’에는 누수흔적·곰팡이·채광·소음·주차·엘리베이터가 있습니다. 항목을 선택하는 것만으로 실제 상태가 전달되지는 않습니다. 특히 채광이나 주차는 좋고 나쁨을 고르는 선택지가 없으므로, 현장에서 확인한 내용은 비고에 덧붙일 수 있습니다. 실내에 들어가지 못했거나 수압을 시험하지 않았다면 해당 상태를 억지로 고르지 않아도 됩니다. 기본 서식의 매물 유형에는 아파트·빌라뿐 아니라 상가·사무실·토지도 포함돼 있습니다. 매물에 맞지 않는 항목까지 채우려 하지 않아도 됩니다. 선택지에 없는 조건을 자주 확인하는 사무소라면 그 항목만 내 서식에 추가할 수 있습니다. ‘종합 소견’은 추천·보통·비추천 중 하나를 고르는 항목입니다. 이 선택지만으로는 손님이 망설인 이유나 다시 확인할 조건을 알기 어렵습니다. 손님의 질문과 보류 이유는 비고에 작성하고, 회신이 필요하면 다음 연락 일정으로 잡을 수 있습니다.
‘수리 필요 항목’에서 보일러나 샷시를 선택했다고 해서 소유자가 수리하기로 약속한 것은 아닙니다. 수리 여부와 범위에 대해 답을 받았다면 누구에게 어떤 내용을 확인했는지 비고에 작성하는 편이 정확합니다. 매물 확인과 손님 안내를 같은 서식으로 작성한다면 ‘방문 유형’ 선택 항목을 내 서식에 추가할 수 있습니다. 공동중개망의 매물번호를 자주 찾아야 한다면 ‘매물 출처·번호’ 항목도 유용합니다. 이런 구분이 필요하지 않다면 기본 서식 그대로 사용하면 됩니다.
쓰던 매물 프로그램과 함께 사용하기
예를 들어 한국공인중개사협회의 거래정보망 ‘한방’은 [내 매물]에서 접수한 매물을 등록·관리하고, [전국망/지역망]에서 공동중개용 공유 매물을 열람하는 기능을 안내합니다. 고객·일정 관리 메뉴도 제공합니다. - 출처: 한국공인중개사협회, 한방 중개업무 종합 지원 시스템 주요 기능 https://ma.kar.or.kr/m/contents.kar?page_id=2020 일지 앱에서는 방문 일정에 현장에서 직접 본 상태와 고객에게 답해야 할 질문을 작성할 수 있습니다. 매물번호나 거래 조건은 다른 프로그램에서 자동으로 넘어오지 않으므로, 기존 매물 정보를 찾아야 한다면 출처와 번호를 함께 적어 두는 방법이 있습니다. 이미 쓰는 프로그램에 방문 내용까지 충분히 작성한다면 같은 정보를 두 번 입력할 필요는 없습니다. 서식 관리 → 기본 서식 → 상담·계약에서 ‘부동산 매물 현장확인 일지’를 고른 뒤 ‘편집 후 추가’에서 내용을 확인하고 내 서식으로 저장할 수 있습니다.
쓰던 매물 프로그램이 있다면 현재 매물 조건은 그곳에서 관리하고, 일지의 방문 일정에는 현장에서 확인한 내용과 다음 연락에 필요한 사항을 작성하는 방식으로 시작할 수 있습니다.
