업무를 잘 알고 있어도 바쁜 날에는 평소 하던 확인 하나를 건너뛸 수 있습니다.
체크리스트는 일을 모르는 사람만 쓰는 도구가 아닙니다. 같은 기준으로 업무를 마치기 위한 확인 순서에 가깝습니다.
1. 행동은 체크리스트로 만드세요
완료 여부가 분명한 행동은 체크리스트에 알맞습니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
- 준비물 확인
- 장비 전원 점검
- 참석자 안내 완료
- 결과 사진 촬영
- 마무리 설명 전달
‘상태’처럼 뜻이 넓은 단어보다 실제로 무엇을 확인해야 하는지 적는 편이 좋습니다.
2. 값이 필요한 내용은 추가 항목으로 만드세요
체크만으로 설명하기 어려운 정보는 업무 서식의 추가 항목을 사용 합니다.
문장은 문자 항목, 수량이나 측정값은 숫자 항목, 정해진 답 중 하나를 고르면 선택 항목으로 구성할 수 있습니다.
예를 들어 ‘이상 없음’을 체크하는 것과 ‘측정 결과 24’를 입력하는 것은 다른 기록입니다.
3. 필수 항목은 업무 결과에 영향을 주는 내용만
ILJI에서 필수로 지정한 항목은 업무를 완료하기 전에 입력해야 합니다.
누락되면 결과 확인이 어렵거나 다음 단계로 진행할 수 없는 내용에만 필수를 사용하세요.
참고용 메모까지 모두 필수로 지정하면 현장에서 형식적인 값만 입력하게 될 수 있습니다.
4. 기록은 업무를 하면서 입력하세요
업무가 끝난 뒤 기억을 되짚어 한꺼번에 적는 것보다 확인한 시점에 바로 입력하는 편이 정확합니다.
일정 상세 화면에서 체크리스트를 누르고 서식에 정해 둔 추가 항목을 채울 수 있습니다.
완료 버튼을 누르기 전에는 미완료 체크와 빈 필수 항목이 없는지 다시 살펴보세요.
5. 기존 일정의 서식을 바꿀 때는 주의하세요
일정에 표시되는 추가 항목은 그 일정을 만들 때 선택한 업무 서식을 기준으로 합니다.
이미 기록한 업무 일정에서 다른 서식으로 바꾸면 기존 서식의 체크리스트와 입력 내용이 초기화될 수 있습니다.
필요한 기록을 먼저 확인하고 서식 변경 안내의 범위를 읽은 뒤 진행하세요.
체크리스트는 짧을수록 좋다는 규칙도 없습니다
중요한 것은 항목 수가 아니라 각 항목이 실제 행동이나 판단으로 이어지는지입니다.
ILJI 업무 서식에 다음 업무에서 자주 빠지는 확인사항을 넣고, 한 번 사용한 뒤 불필요한 항목을 덜어내 보세요.
