병원 예약과 현장 점검이 같은 달력에 있어도, 나중에 다시 확인할 내용은 서로 다릅니다.
캘린더에 일정을 등록할 때 개인과 업무를 무엇으로 구분해야 할지 애매하게 느껴질 때가 있습니다.
회사에서 하는 일은 업무 일정, 그 밖의 약속은 개인 일정이라고 나누면 될 것 같지만 항상 그렇지는 않습니다.
혼자 처리하는 외근도 업무일 수 있고, 업무와 관련된 약속이라도 시간과 장소만 확인하면 충분할 수 있으니까요.
개인 일정과 업무 일정을 나누는 기준은 일정의 중요도가 아닙니다.
그 일정에 무엇을 남겨야 하는지, 그리고 나중에 어떻게 다시 활용할지가 기준입니다.
1. 제목과 시간만 있으면 충분한 일정
병원 방문, 운동, 모임, 장보기처럼 제목과 날짜만으로도 내용을 알 수 있는 일정은 복잡한 기록이 필요하지 않습니다.
이런 일정은 개인 일정으로 등록하는 편이 간단합니다.
ILJI의 개인 일정에는 다음과 같은 내용을 남길 수 있습니다.
- 일정 제목
- 날짜와 시간
- 장소
- 할 일 항목
- 비고
- 기간 또는 반복 설정
예를 들어 매주 수요일 저녁 운동이라면 제목, 시간, 반복 설정만으로도 충분합니다.
중요한 일정이라고 해서 반드시 업무 일정으로 등록할 필요는 없습니다. 기억하고 실행하는 데 필요한 정보가 간단하다면 개인 일정이 더 빠르고 편합니다.
2. 시간이 지난 뒤에도 업무 내용을 확인해야 하는 일정
상담, 방문 수업, 점검, 설치, 수리처럼 약속이 끝난 뒤에도 확인해야 할 내용이 있다면 이야기가 달라집니다.
누구를 만났는지, 어디에서 어떤 일을 했는지, 무엇을 확인했고 비용은 얼마였는지처럼 일정 바깥의 기록이 함께 필요하기 때문입니다.
이럴 때는 업무 일정을 선택할 수 있습니다.
ILJI의 업무 일정은 날짜와 시간을 적는 데서 끝나지 않습니다. 선택한 업무 서식에 따라 다음과 같은 정보를 함께 관리 할 수 있습니다.
- 이름과 연락처
- 주소와 금액
- 업무별 체크리스트
- 직접 만든 추가 입력 항목
현장 모드를 사용하는 업무 서식이라면 업무 타이머와 시작 전·종료 후 사진도 남길 수 있습니다.
간편 서식을 제외한 업무 서식에서는 업무 내용을 문서로 확인하고 PDF로 공유할 수 있으며, 팀 캘린더에 등록할 때는 담당자도 지정할 수 있습니다.
일정 하나가 단순한 약속이 아니라 그날 처리한 업무의 기록이 되는 방식입니다.
3. 업무라고 해서 항상 복잡할 필요는 없습니다
모든 업무에 이름·연락처나 긴 점검표가 필요한 것은 아닙니다.
간단한 외근이나 짧은 작업처럼 업무로 구분은 하고 싶지만 제목, 장소, 할 일 정도만 필요할 수도 있습니다.
이때는 업무 일정에서 ‘간편 서식 ’을 선택하면 됩니다.
개인 일정처럼 빠르게 입력하면서도 업무 일정으로 구분할 수 있고, 팀 캘린더에서는 담당자를 지정하는 흐름도 유지할 수 있습니다.
처음부터 완성된 업무 서식을 만들 필요는 없습니다.
간단한 업무는 간편 서식으로 시작하고, 반복해서 빠지는 정보가 생길 때 그 항목을 담은 업무 서식을 만들어도 됩니다.
4. 개인과 업무, 이렇게 선택해 보세요
아래 네 가지 질문으로 구분하면 어렵지 않습니다.
① 제목과 시간만 있으면 충분한가요?
그렇다면 개인 일정이 알맞습니다. 병원 방문, 운동, 모임이나 개인 할 일을 빠르게 등록할 수 있습니다.
② 업무로 구분하고 싶지만 기록은 간단한가요?
업무 일정의 간편 서식을 선택해 보세요. 제목, 장소, 할 일과 비고를 중심으로 기록할 수 있습니다.
③ 매번 같은 정보를 빠짐없이 남겨야 하나요?
이름, 점검 결과나 금액을 남겨야 한다면 그 항목을 담은 업무 서식을 사용하는 것이 좋습니다.
작업 시간과 전후 사진까지 기록하려면 현장 모드를 사용하는 업무 서식을 선택해 주세요.
④ 여러 사람이 함께 확인해야 하나요?
팀 캘린더를 선택한 뒤 업무 일정을 등록하고 실제로 처리할 담당자를 지정할 수 있습니다.
5. ILJI에서 일정을 등록하는 순서
ILJI 화면 아래 가운데의 ‘등록’을 누르면 새 일정을 만들 수 있습니다.
- 일정을 저장할 캘린더를 확인합니다.
- 내 캘린더라면 개인 또는 업무를 선택합니다.
- 날짜와 시간을 정합니다.
- 개인 일정은 제목을 입력하고 업무 일정은 사용할 서식을 선택합니다.
- 필요한 내용을 입력한 뒤 체크 아이콘을 눌러 저장합니다.
팀 캘린더를 선택하면 일정 유형은 업무로 자동 전환됩니다.
반대로 내 캘린더에 만든 업무 일정은 팀에 자동으로 공유되지 않는 나의 일정입니다.
저장하기 전에 선택한 캘린더와 날짜, 팀 일정이라면 담당자가 맞는지도 함께 확인해 주세요.
일정을 나누는 목적은 분류 자체가 아닙니다
개인과 업무를 구분하는 이유는 달력을 깔끔하게 보이게 만드는 데만 있지 않습니다.
지금 필요한 내용을 빠르게 입력하고, 시간이 지난 뒤에도 필요한 기록을 다시 찾기 위해서입니다.
제목과 시간만 필요하다면 개인 일정으로, 관련된 사람과 업무 과정까지 남겨야 한다면 업무 일정으로 시작해 보세요.
다음에 등록할 일정 하나를 떠올려 보면 어느 쪽이 필요한지 금방 구분할 수 있습니다.
ILJI에서는 개인 일정과 업무 일정을 하나의 캘린더에서 함께 확인할 수 있습니다.
다음 일정을 등록할 때 ‘누구와 언제 만나는가’뿐 아니라 ‘나중에 무엇을 다시 확인해야 하는가’도 함께 생각해 보세요.
기록이 필요한 일정이라면 ILJI의 업무 일정과 간편 서식부터 가볍게 사용해 볼 수 있습니다.
