세 일을 동시에 시작했더니, 첫 완료가 한 시간 늦어졌다
오전 9시, 오늘 보내야 할 일이 세 개 있습니다.
견적서, 작업 안내문, 정산표입니다. 각각 한 시간씩 걸립니다.
비교를 간단히 하기 위해 회신 대기나 갑작스러운 요청은 없고, 세 일을 혼자 처리한다고 가정하겠습니다.
모두 끝나는 시각은 정오입니다. 그런데 첫 결과물을 상대에게 보내는 시각은 처리 순서에 따라 한 시간 차이가 납니다.
완료 시각이 달라지는 두 가지 순서
한 건씩 마쳤을 때
- 09:00~10:00 · 견적서 → 10시 전달
- 10:00~11:00 · 안내문 → 11시 전달
- 11:00~12:00 · 정산표 → 12시 전달
30분씩 번갈아 했을 때
- 09:00~09:30 · 견적서 절반
- 09:30~10:00 · 안내문 절반
- 10:00~10:30 · 정산표 절반
- 10:30~11:00 · 견적서 나머지 → 11시 전달
- 11:00~11:30 · 안내문 나머지 → 11시 30분 전달
- 11:30~12:00 · 정산표 나머지 → 12시 전달
두 번째 방식도 쉬지 않고 일했습니다. 하지만 오전 10시 30분까지 상대에게 전달할 수 있는 완성본은 하나도 없습니다.
내가 바쁜 시간과 상대가 기다리는 시간
견적을 받아야 발주를 결정할 수 있는 사람이 있다고 해 보겠습니다. 그 사람에게는 제가 안내문과 정산표도 조금씩 해뒀다는 사실보다 견적서가 언제 나오는지가 중요합니다.
앞의 예에서 순차 처리는 견적을 한 시간 일찍 전달합니다.
전체 작업량은 그대로지만, 상대는 다음 일을 먼저 시작할 수 있습니다.
그래서 진행 중인 업무가 많을 때는 ‘각각 얼마나 손댔는가’보다 ‘견적서·안내문·정산표 중 무엇을 먼저 보낼 수 있는가’를 봐야 합니다.
완료를 기다리는 사람이 있다면 특히 그렇습니다.
진행 중인 업무를 제한하는 이유
프로젝트 관리에서는 시작했지만 끝내지 않은 일을 WIP(Work in Progress), 즉 진행 중 업무라고 부릅니다.
진행 중인 일을 제한하면 새 업무를 계속 시작하기 전에 무엇부터 끝낼지 결정하게 됩니다.
운영관리의 리틀의 법칙은 처리 속도와 진행 중인 일의 수 그리고 완료까지 걸리는 시간의 관계를 설명합니다.
이 공식을 개인 일정에 그대로 대입할 수는 없지만, 동시에 맡은 일이 늘어날수록 각 일이 완료되기까지 얼마나 기다리는지도 함께 살펴볼 수 있습니다.
하나를 끝낼 때까지 기다려야 할까요?
견적에 필요한 가격표가 오후에 도착한다면 다릅니다. 오전 내내 견적서만 열어 놓기보다 안내문을 처리하는 편이 낫습니다.
이 경우 견적서는 ‘작업 중’에서 ‘가격표 회신 대기’로 구분할 수 있습니다. 무엇을 기다리는지, 언제 다시 확인할지를 적어 두면 현재 손댈 수 있는 일과 구별됩니다.
긴급 장애가 생겼거나 다른 업무의 마감이 더 가깝다면 순서를 바꿔야 할 수도 있습니다. 앞의 계산은 세 업무를 처리할 조건이 같다는 가정에서 나온 비교입니다.
새 요청에는 완료 시각도 함께 답하기
“지금 견적서를 마친 뒤 시작하겠습니다. 안내문은 내일 오전에 보내드릴 수 있습니다.”
이렇게 말하려면 현재 업무가 어디까지 왔고 무엇이 남았는지 알아야 합니다. 모두 바로 시작하겠다고 답하는 것보다 상대가 자기 일정을 잡는 데도 구체적인 정보가 됩니다.
오늘 진행 중인 일이 여러 개라면, 그중 하나를 보낸 뒤 달라질 일을 생각해 보세요. 견적서 한 장이 전달되면 기다리던 발주가 시작될 수 있습니다. 완료 표시 하나가 다른 사람에게는 시작 신호가 됩니다.
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