한 시간짜리 업무가 세 시간을 먹었습니다.
보고서를 쓰는 데는 예상대로 한 시간이 걸렸습니다.
그런데 오전 9시에 시작한 일을 정오가 되어서야 보냈습니다.
자료를 찾고, 빠진 숫자를 물어보고, 수정 의견을 반영했습니다. 어느 것도 빼기 어려운 일이었습니다.
그렇다면 다음번에도 이 업무를 ‘한 시간’으로 잡아도 될까요?
작성 앞뒤에 있던 두 시간
가상의 보고 업무를 시간별로 나눠 보겠습니다.
- 09:00~09:20 · 자료 찾기
- 09:20~09:50 · 누락 자료 요청 및 회신 대기
- 09:50~10:50 · 보고서 작성
- 10:50~11:30 · 검토 의견 반영
- 11:30~12:00 · 수치 대조와 파일 변환 및 발송
계획표에는 ‘보고서 작성 1시간’만 들어 있었습니다. 작성 시간은 맞혔지만 준비와 수정, 확인이 빠졌습니다.
여기서 시간을 두 종류로 볼 필요가 있습니다. 직접 일한 시간은 2시간 30분이고 회신을 기다린 시간은 30분입니다. 시작부터 전달까지는 세 시간이 걸렸습니다.
기다리는 동안 다른 일을 했다면 그 30분이 전부 낭비된 것은 아닙니다.
다만 보고서를 완성해 상대에게 보낼 수 있는 시각은 여전히 정오입니다.
과거 경험을 놓치는 계획 오류
지난번에도 그랬는데, 이번에는 빨리 될 것 같습니다
경험이 있는데도 비슷한 계획을 반복할 수 있습니다.
이번에는 자료가 준비돼 있을 것 같고, 수정도 적을 것 같기 때문입니다.
심리학의 ‘계획 오류’ 연구에서는 사람들이 완료 시간을 예상할 때 관련된 과거 경험보다 앞으로 일이 잘 진행될 시나리오에 집중하는 경향이 관찰됐습니다.
과거 경험을 현재 예상과 연결하도록 했을 때 낙관적인 예측 편향이 줄어든 실험도 있었습니다.
이 결과를 업무에 적용한다면 예상의 출발점이 달라집니다.
‘이번에는 얼마나 빨리 할 수 있을까?’ 그 전에 ‘지난번에는 무엇까지 해야 끝났지?’를 확인하는 것입니다.
지난 일정과 보낸 메일, 짧은 작업 기록이 단서가 됩니다. 단, 메일을 주고받은 간격을 전부 직접 작업한 시간으로 계산하면 안 됩니다.
그 사이 다른 업무를 했을 수 있으니까요.
모든 일에 두 배를 잡을 필요는 없습니다
이 예를 보고 다음 보고서에도 무조건 세 시간을 배정할 필요는 없습니다. 자료가 이미 준비됐고 검토도 필요 없다면 더 짧아질 수 있습니다.
예상을 고칠 때는 업무 이름 옆에 조건을 붙이면 좋습니다.
- 자료 수신 완료, 기존 양식 사용, 검토 1회
- 신규 양식, 외부 자료 필요, 수정 횟수 미정
둘 다 보고서이지만 필요한 시간은 다릅니다.
업무 이름 밖에 숨어 있는 시간
방문 업무에도 비슷한 누락이 있습니다. 현장에서 일하는 시간만 잡고 이동·주차·장비 준비를 빠뜨리기 쉽습니다. 촬영에는 사진 선별과 전달, 견적에는 조건 확인과 재산정이 붙습니다.
이 시간을 계획에 넣으면 하루에 할 수 있는 일이 줄어 보일 수 있습니다. 하지만 이미 실제 하루에서 쓰고 있던 시간입니다.
다음 보고 업무를 계획할 때는 ‘작성’ 옆에 준비·검토·전송도 적어 보세요. 한 시간짜리 업무를 느리게 했다고 생각했던 날, 실제로는 계획표에 없던 일까지 마쳤을 수 있습니다.
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