업무 일정이라고 해서 항상 긴 입력 화면이 필요한 것은 아닙니다.
짧은 외근은 제목과 장소만으로 충분할 수 있고 반복되는 점검이나 상담은 매번 확인할 항목이 필요할 수 있습니다.
간편 서식과 업무 서식은 업무의 중요도가 아니라 남겨야 할 정보의 구조로 선택하면 됩니다.
1. 기록할 내용이 매번 다르면 간편 서식
간편 서식은 업무로 구분하고 싶지만 정해진 양식까지는 필요하지 않을 때 사용합니다.
입력할 수 있는 내용은 다음과 같습니다.
- 제목
- 날짜와 시간
- 장소
- 할 일 항목
- 비고
간단한 외근, 짧은 회의, 문서 제출이나 팀이 함께 확인할 기본 업무에 알맞습니다.
팀 캘린더에서 간편 서식을 사용하면 담당자도 지정할 수 있습니다.
2. 같은 정보를 반복해서 확인한다면 업무 서식
업무를 할 때마다 이름, 연락처, 주소, 금액, 점검 결과나 선택 항목을 같은 순서로 기록해야 한다면 업무 서식을 사용하는 편이 알맞습니다.
서식에는 필요한 기본 정보만 켜고 문자, 숫자, 선택, 체크리스트 같은 추가 항목을 만들 수 있습니다.
수업 서식에서는 수강생을, 행사 서식에서는 참가자를 적는 식으로 같은 기본 항목도 업무에 맞게 사용할 수 있습니다.
3. 타이머와 사진이 필요하면 현장 모드를 확인하세요
업무 서식의 현장 모드를 사용하면 업무 타이머와 시작 전·종료 후 사진을 기록할 수 있습니다.
모든 업무 일정에 자동으로 나타나는 기능은 아닙니다. 서식을 만들거나 수정할 때 현장 모드 사용 여부를 확인해야 합니다.
작업 시간이나 사진이 필요하지 않은 업무라면 현장 모드를 끈 간단한 서식으로 운영할 수 있습니다.
4. 문서가 필요하다면 간편 서식과 구분하세요
간편 서식은 빠른 업무 등록에 초점을 둡니다.
업무 내용을 문서로 확인하거나 PDF로 공유하려면 간편 서식이 아닌 업무 서식을 사용해야 합니다.
업무가 끝난 뒤 어떤 결과물을 남겨야 하는지도 서식을 고르는 기준이 됩니다.
5. 처음부터 복잡한 서식을 만들 필요는 없습니다
처음 하는 업무라면 간편 서식으로 몇 번 기록해 보세요.
반복해서 적게 되는 내용이나 자주 빠지는 항목이 보이면 그때 업무 서식으로 정리할 수 있습니다.
반대로 거의 사용하지 않는 항목까지 필수로 만들면 일정 등록과 완료 과정만 길어질 수 있습니다.
서식은 업무를 설명하는 틀입니다.
제목과 장소 정도로 충분하면 간편 서식, 같은 항목을 계속 확인해야 하면 업무 서식을 선택하세요.
ILJI에서는 업무 방식이 달라질 때 새 서식을 만들어 입력 항목을 조정할 수 있습니다.
다음 업무를 떠올리고 반드시 남겨야 할 정보가 몇 개인지 세어 보면 어느 서식이 필요한지 판단하기 쉬워집니다.
