업무 서식을 만들 때 가장 어려운 질문은 ‘무슨 기능을 넣을까?’가 아니라 ‘매번 반드시 확인해야 하는 정보가 무엇일까?’입니다.
항목이 많다고 좋은 서식은 아닙니다. 실제로 입력할 내용이 분명해야 일정 등록과 업무 기록에 계속 사용할 수 있습니다.
1. 준비된 서식에서 비슷한 업무를 찾아보세요
처음부터 빈 화면에서 만들기 어렵다면 ILJI의 준비된 업무 서식을 출발점으로 사용할 수 있습니다.
상담·계약, 수업·레슨, 설치·수리, 시설 점검, 생산·품질처럼 여러 상황의 예시가 있습니다.
업종 이름이 완전히 같지 않아도 괜찮습니다. 내가 기록하려는 항목과 가까운 서식을 고르는 것이 중요합니다.
예시를 선택하면 편집 가능한 내 서식으로 복사되므로 필요 없는 항목은 지우고 이름과 순서를 바꿀 수 있습니다.
2. 필요한 항목이 분명하다면 직접 만드세요
더보기의 업무 서식에서 새 서식을 만들고 기본 정보와 추가 항목을 선택할 수 있습니다.
이름, 전화번호, 이메일, 주소와 금액 같은 기본 항목은 필요한 것만 표시하면 됩니다.
추가 항목에는 문자, 숫자, 선택, 체크리스트처럼 업무에 맞는 입력 방식을 사용할 수 있습니다.
3. 무엇을 넣을지 막막하다면 AI로 초안을 만드세요
AI로 만들기를 선택한 뒤 하는 일과 기록하고 싶은 내용을 문장으로 설명할 수 있습니다.
예를 들어 ‘방문 점검 날짜, 장비 상태, 확인 결과 등을 기록하고 싶어요’처럼 상황과 필요한 기록을 함께 적습니다.
AI가 만든 결과는 완성본이 아니라 편집 가능한 초안입니다. 항목 이름과 필수 여부 그리고 순서를 직접 확인하고 저장해야 사용할 수 있습니다.
4. 필수 항목은 최소한으로 정하세요
필수 항목은 업무 완료 전에 반드시 입력해야 합니다.
빠지면 업무 확인이 어려운 내용만 필수로 두고, 상황에 따라 달라지는 정보는 선택 항목으로 두는 것이 좋습니다.
모든 항목을 필수로 만들면 간단한 업무까지 완료하기 어려워질 수 있습니다.
5. 시험 일정을 하나 만들어 보세요
서식을 저장한 뒤 실제와 비슷한 시험 일정을 만들어 입력 순서를 확인해 보세요.
- 현장에서 읽기 쉬운 항목 이름인지
- 선택지가 겹치거나 빠지지 않았는지
- 타이머와 사진이 필요한지
- 완료 문서에 보여야 할 정보가 맞는지
시험이 끝난 뒤 필요한 부분만 고치면 실제 일정에서 사용할 때 시행착오를 줄일 수 있습니다.
좋은 서식은 업무 중에 답을 요구합니다
기억에 의존하던 내용을 질문과 선택지로 바꾸는 것이 업무 서식의 역할입니다.
ILJI에서 비슷한 예시를 골라 줄여도 되고, 직접 만들거나 AI 초안에서 시작해도 됩니다.
다음 업무를 처리할 때 반드시 확인할 내용 세 가지만 적어 보면 첫 서식의 뼈대를 만들 수 있습니다.
